W systemie zawsze znajduje się aktualna i finalna wersja dokumentu, która odzwierciedla uwagi wprowadzone przez wszystkich uprawnionych użytkowników. W DocuWare można precyzyjnie określić, kto powinien mieć dostęp, do których danych i jakie operacje może na nich wykonywać. Jeśli w dokumencie dokonywana jest zmiana lub adnotacja, to w systemie znajduje się informacja, kto i kiedy ją wprowadził.
