BUSINESS LEASE

Case Study

OSZCZĘDNOŚĆ CZASU, DZIĘKI AUTOMATYZACJI PROCESU OBSŁUGI FAKTUR W BUSINESS LEASE

Business Lease oferuje: leasing operacyjny, wynajem krótkoterminowy oraz wsparcie w zarządzaniu flotą samochodową. W Polsce spółka jest obecna od 2001 roku, a jej działalność koncentruje się w trzech lokalizacjach.

Sytuacja i wyzwanie

Pracownicy firmy zbyt wiele czasu poświęcali na czasochłonne działania związane z wprowadzaniem danych z faktur. Proces obsługi faktur nie działał dobrze przez błędy ludzkie związane np. z występowaniem duplikatów faktur czy pomyłki przy wprowadzaniu danych. Fizyczne archiwum firmy rozrastało się w bardzo szybkim tempie. Podczas pracy z domu konieczny okazał się zdalny dostęp do dokumentów.

Rozwiązanie

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur DocuWare pozwoliło pracownikom Business Lease na zminimalizowanie czasu potrzebnego na wprowadzanie danych. Znacznie obniżyło to również ryzyko występowania błędów ludzkich oraz uciążliwe zjawisko związane z tzw. “dublami faktur”. Bardzo ważne z perspektywy Business Lease było również to, że dane przesłane do DocuWare można pobrać w formie pliku MS Excel i wykorzystać do procesów analitycznych. To, jak duże znaczenie ma cyfryzacja i możliwość bezpiecznego, zdalnego dostępu do dokumentów, bardzo mocno pokazała pandemia w 2020 roku.

DocuWare pozwolił nam odzyskać aż 60 godzin miesięcznie, a korzystamy na razie z tylko jednego procesu.

Karol Margas, Process Analyst, Business Lease